Informacje o wykonaniu mogą być importowane z plików przygotowanych za pomocą programu Księgowość Optivum. Pliki te otrzymują rozszerzenie pws (m.in. Rb-27s, Rb-28s) oraz srb (Rb-Z i Rb-N).
Żeby zaimportować informacje o wykonaniu z menu użytkownika, po wybraniu pozycji Import danych sprawozdawczych, należy:
Wybrać jednostkę sprawozdawczą, do której ma się odnosić ta operacja.
Użytkownik, który ma prawo do przeglądania lub modyfikowania danych tylko jednej jednostki sprawozdawczej, nie wykonuje tej czynności.
W menu użytkownika Modułu dla szkół kliknąć pozycję Import danych sprawozdawczych.
Kliknąć przycisk Przeglądaj, a następnie w standardowym oknie wskazać odpowiedni plik z rozszerzeniem pws oraz srb.
Kliknąć przycisk Wczytaj dane ze wskazanego pliku.
Po udanym imporcie program wyświetli podgląd sprawozdania.
Przejrzeć i w razie potrzeby ręcznie zmodyfikować zaimportowane dane.
Do przeglądania informacji o wykonaniu służy karta Podgląd. Na karcie tej znajdują się odrębne karty przeznaczone do wyświetlania informacji o wydatkach i dochodach oraz zakładka [4990] niewłaściwe obciążenia oraz uznania.
Do wprowadzania informacji o wykonaniu służy karta Edycja. Na tej karcie również znajdują się zakładki przeznaczone do wyświetlania informacji o wydatkach i dochodach oraz w przypadku Rb-28s zakładka [4990] niewłaściwe obciążenia oraz uznania. Przed wprowadzeniem lub modyfikacją danych należy z listy rozwijanej wybrać kolumnę sprawozdania (np. Koszty, Wydatki lub Zaangażowanie).
Po zakończeniu wprowadzania danych do kolumny sprawozdania należy kliknąć przycisk Sprawdź i zapamiętaj, co spowoduje sprawdzenie czy wszystkie wprowadzone dane są wartościami liczbowymi i czy nie przekraczają one planu oraz zapisanie ich w pamięci tymczasowej.
Odrębnie należy wprowadzić i zapisać dane odnoszące się do poszczególnych kolumn sprawozdania.
Funkcja Sprawdź i zapamiętaj nie zapisuje zmian w bazie danych Sigmy. Żeby wprowadzone zmiany zapisać w bazie danych, należy kliknąć zakładkę Zapisz, a następnie kliknąć przycisk Zapisz wykonanie planu w bazie danych.
Pamięć tymczasowa znajduje się na serwerze internetowym, dlatego wygaśnięcie lub zerwanie połączenia z serwerem powoduje utratę wszystkich zmian, które nie zostały zapisane w bazie danych.
Kliknąć zakładkę Zapisz, a następnie kliknąć przycisk Zapisz wykonanie planu w bazie danych, co spowoduje zapisanie sprawozdania o wykonaniu z wybranym statusem osobno dla wydatków i dochodów w bazie danych Sigmy.
Rysunek Zapisywanie importowanych z pliku informacji o wykonaniu wydatków i dochodów planu finansowego w Module dla szkół.
Jeżeli wykonanie planu finansowego za wybrany okres sprawozdawczy np. z części dochodowej (Rb-27s) zostało już wstępnie zaakceptowane i posiada status inny niż w trakcie opracowywania to import wykonania jest możliwy jedynie dla części wydatkowej (Rb-28s) z pliku zawierającego wyłącznie dane Rb-28s przygotowanego za pomocą Księgowości Optivum.
Żeby zaimportować informacje o wykonaniu dochodów lub wydatków za pomocą funkcji Wczytaj z pliku, należy:
Wybrać jednostkę sprawozdawczą, do której ma się odnosić ta operacja.
Użytkownik, który ma prawo do przeglądania lub modyfikowania danych tylko jednej jednostki sprawozdawczej, nie wykonuje tej czynności.
W menu użytkownika Modułu dla szkół kliknąć pozycję Istniejące plany/projekty, co spowoduje wyświetlenie okna służącego do wskazywania planów i projektów planów.
Wybrać rok obowiązywania planu, a następnie na liście istniejących planów kliknąć ten, do którego odnosi się informacja o wykonaniu np. plan dochodów i wydatków budżetowych.
Kliknąć zakładkę Wykonania, a następnie przejść na kartę Rb-28s lub Rb-27s oraz wybrać okres, którego dotyczy informacja o wykonaniu.
Do wybierania okresu, do którego odnosi się sprawozdanie służą zakładki z nazwami miesięcy lub kwartałów.
Kliknąć zakładkę Wczytaj z pliku, a następnie przycisk Przeglądaj. W standardowym oknie wskazać odpowiedni plik z danymi Rb-28s lub Rb-27s z rozszerzeniem pws i kliknąć przycisk Wczytaj dane ze wskazanego pliku.
Kliknąć przycisk Wczytaj i pokaż wykonanie.
Po udanym imporcie program wyświetli podgląd sprawozdania.
Przejrzeć i w razie potrzeby ręcznie zmodyfikować zaimportowane dane.
Kliknąć zakładkę Zapisz, a następnie kliknąć przycisk Zapisz wykonanie planu w bazie danych, co spowoduje zapisanie sprawozdania o wykonaniu dochodów lub wydatków w bazie danych Sigmy.
Wprowadzanie i przeglądanie informacji o wykonaniu