Importowanie dokumentów bilansowych
Kontrola poprawności danych bilansowych
Moduł dla szkół umożliwia wprowadzenie danych dokumentów bilansowych, takich jak:
Bilans,
Rachunek zysków i strat,
Zestawienie zmian w funduszu,
Bilans skonsolidowany.
Żeby wprowadzić dane, należy:
Wybrać jednostkę sprawozdawczą, do której ma się odnosić ta operacja.
Użytkownik, który ma prawo do przeglądania lub modyfikowania danych tylko jednej jednostki sprawozdawczej, nie wykonuje tej czynności.
W menu użytkownika Modułu dla szkół kliknąć pozycję Dokumenty bilansowe.
Wybrać rodzaj dokumentu bilansowego i wprowadzić dane na karcie Edycja.
W przypadku bilansu i bilansu skonsolidowanego należy
wybrać stronę (aktywa, pasywa) i wprowadzić dane. Zmianę strony należy wykonać na karcie Podgląd.
Jeżeli w bazie danych istnieje zatwierdzony dokument bilansowy jednostki z poprzedniego roku, to klikniecie na kartę Wczytaj z poprzedniego roku spowoduje automatyczne uzupełnienie wartościami pierwszej kolumny wypełnianego dokumentu bilansowego.
W przypadku bilansu skonsolidowanego na karcie Uwagi
należy nazwy pozycji wybierać z dostępnej listy. Jeżeli lista jest
pusta lub brakuje odpowiedniej pozycji należy zwrócić się do
uprawnionego pracownika organu prowadzącego z prośbą o uzupełnienie
słownika informacji uzupełniających.
Po zakończeniu wprowadzania danych do kolumn należy kliknąć przycisk Sprawdź i zapamiętaj, co spowoduje sprawdzenie czy wszystkie wprowadzone dane są wartościami liczbowymi.
Funkcja Sprawdź i zapamiętaj nie zapisuje zmian w bazie danych Sigmy. Żeby wprowadzone zmiany zapisać w bazie danych, należy kliknąć zakładkę Zapisz, a następnie kliknąć przycisk Zapisz dokument w bazie danych.
Pamięć tymczasowa znajduje się na serwerze internetowym, dlatego wygaśnięcie lub zerwanie połączenia z serwerem powoduje utratę wszystkich zmian, które nie zostały zapisane w bazie danych.
Kliknąć zakładkę Zapisz, a następnie w oknie Zapis wprowadzonych modyfikacji kliknąć przycisk Zapisz dokument w bazie danych, co spowoduje zapisanie dokumentu bilansowego w bazie danych Sigmy.
Przed zapisaniem trzeba określić informacji o dokumencie bilansowym. Jeśli informacja ta nie jest kompletna lub wymaga jeszcze sprawdzenia, należy nadać jej status w trakcie opracowywania. Jeżeli dane są kompletne i poprawne, należy nadać im status gotowy.
Status gotowy informuje uprawnionych użytkowników Sigmy (w organie prowadzącym) o zakończeniu przez pracownika jednostki sprawozdawczej prac nad danym bilansem. Uprawniony pracownik organu prowadzącego może nadać temu dokumentowi status zatwierdzony – taki status uniemożliwia wprowadzanie zmian do dokumentów bilansowych.
Warunkiem pozwalającym zmienić status dokumentu bilansowego z w trakcie opracowywania na gotowy jest poprawne wprowadzenie danych, czyli bilansowanie się danych (suma wprowadzonych kwot po stronie aktywów musi być równa sumie wprowadzonych kwot po stronie pasywów).
Informacje o wybranym dokumencie bilansowym mogą być importowane z plików przygotowanych za pomocą programu Księgowość Optivum.
Żeby zaimportować dokument bilansowy, należy:
Użytkownik, który ma prawo do przeglądania lub modyfikowania danych tylko jednej jednostki sprawozdawczej, nie wykonuje tej czynności.
W menu użytkownika Modułu dla szkół kliknąć pozycję Dokumenty bilansowe, a następnie pozycję Import dokumentu bilansowego.
Kliknąć przycisk Przeglądaj, a następnie w standardowym oknie wskazać odpowiedni plik. Po udanym imporcie program wyświetli podgląd zaimportowanego dokumentu bilansowego.
Przejrzeć i w razie potrzeby ręcznie zmodyfikować
zaimportowane dane, a następnie przejść na zakładkę
Zapisz i w oknie Zapis wprowadzonych
modyfikacji kliknąć przycisk Zapisz dokument w
bazie danych, co spowoduje zapisanie dokumentu bilansowego w bazie
danych Sigmy.
Przed zapisaniem trzeba określić status informacji o dokumencie bilansowym. Jeśli informacja ta nie jest kompletna lub wymaga jeszcze sprawdzenia, należy nadać jej status w trakcie opracowywania. Jeżeli dane są kompletne i poprawne, należy nadać im status gotowy.
Status gotowy informuje uprawnionych
użytkowników Sigmy (w organie prowadzącym) o zakończeniu przez
pracownika jednostki sprawozdawczej prac nad danym dokumentem bilansowym.
Uprawniony pracownik organu prowadzącego może nadać temu dokumentowi status
zatwierdzony – taki status uniemożliwia wprowadzanie
zmian do dokumentu.
Warunkiem pozwalającym zmienić status dokumentu bilansowego z w trakcie opracowywania na gotowy jest poprawne wprowadzenie danych, czyli bilansowanie się danych (suma wprowadzonych kwot po stronie aktywów musi być równa sumie wprowadzonych kwot po stronie pasywów).
W Module dla szkół można skorzystać z mechanizmu kontrolującego powiązania pomiędzy następującymi dokumentami bilansowymi: Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w funduszu.
Żeby sprawdzić poprawność wprowadzonych danych bilansowych , należy:
Wybrać jednostkę sprawozdawczą, do której ma się odnosić ta operacja.
Użytkownik, który ma prawo do przeglądania lub modyfikowania
danych tylko jednej jednostki sprawozdawczej, nie wykonuje tej
czynności.
W menu użytkownika Modułu dla szkół kliknąć pozycję Dokumenty bilansowe.
Wybrać jeden z dokumentów bilansowych: Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w funduszu, a następnie przejść na zakładkę Kontrola poprawności.
Rysunek Kontrola poprawności dokumentów bilansowych jednostki sprawozdawczej.
Jeżeli warunek został spełniony w tabeli, w kolumnie Status pojawia się zapis OK. Dodatkowo nad tabelą wyświetlana jest informacja ile warunków nie zostało spełnionych.
Uprawnieni użytkownicy mogą również skorzystać z opisywanego mechanizmu w module Wykonania programu Sigma.